Privatlivspolitik for Øst Dansk Belgisk Hesteavl i henhold til persondataloven fra d. 25 .05.2018

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Øst Dansk Belgisk Hesteavl er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

Kontaktperson:

Kassere Helle Brix Aabern

Mail: odbhkasserer@hotmail.com

Hjemmeside: www.odbh.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger

1. Medlemsoplysninger:
   • Almindelige personoplysninger: navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, mailadresse
   • Følsomme personoplysninger: Et medlems Heste historik
2. Oplysninger om frivillige:
   • Almindelige personoplysninger: kontaktoplysninger som navn, adresser, telefonnummer og mailadresser.
   • Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen og 
     Foreningens bankkontonummer
     Følsomme personoplysninger: Et medlems Heste historik

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx:

• Oplysninger kan være givet af en anden person med dit samtykke ex. Fra Dansk belgisk hesteavl, Landskontoret.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger til fremme for Belgisk Hesteavl.

• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

• At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
• At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
• At kunne levere varer og ydelser du har bestilt
• At administrere din relation til foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:

• At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
• At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
• At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
• At administrere din relation til foreningen

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:2

• At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som bruger:

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab, er ophørt.

Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig, et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophøre.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret).
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændre privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Personoplysninger indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb.

Vi opbevarer alle personoplysninger på dataansvarliges PC som er beskyttet af password.

Yderligere dokumenter og mapper indeholdende følsomme personlige oplysninger er låst inde.

Revideret d.28.11.2018/Anette Olsen

Godkendt af bestyrelsen og på generalforsamlingen d. 01.02.2019

(Udgivet på hjemmesiden ØDBH.dk d. 04/05-2019 kl. 10:30)